Gestão de stocks¶

Introdução¶

A gestão de stocks engloba o conjunto das operações de pedido, receção, armazenamento, distribuição e eliminação de material, indispensáveis à utilização responsável e otimizada do material em stock, pela equipa multidisciplinar.

O presente procedimento visa explicitar os mecanismos pelos quais na USF Tempo de Cuidar são efetuados a gestão de stocks de material, definindo regras de gestão de stock, determinando o que existe, quanto existe e a quantidade de stock de segurança que se deve manter para que cada artigo assegure um nível de serviço satisfatório.

Uma eficiente gestão de stock é condição essencial para a qualidade e segurança dos cuidados prestados, bem como para a eficiência do desempenho dos serviços.

Definições¶

Material de Consumo Clínico – Consumíveis de uso exclusivo para atos clínicos

Material Farmacêutico – Fármacos e equiparados, incluindo vacinas

Material Administrativo / Hoteleiro – Consumíveis de utilização não clínica

População Alvo¶

Profissionais da USF Tempo de Cuidar

Procedimento¶

Material de Consumo Clínico e Farmacêutico¶

O material farmacêutico de consumo clínico, fica armazenado numa das alas da USF em armazém específico, local adequado e fechado de forma a garantir a correta conservação e armazenamento consoante as suas características. No que diz respeito aos produtos inflamáveis, estes encontram-se acondicionados junto da porta da sala de stock e devidamente assinalados com o símbolo de “Produtos Inflamáveis”.

A organização do material de consumo clínico deve ter em conta as respetivas datas de validade de forma a promover o consumo dos produtos com data de expiração mais próxima: ordenar cada grupo de produtos tendo em conta a respetiva data de validade. O material é armazenado por ordem alfabética do nome genérico e princípio ativo, data de validade e FEFO (“first expired, first out” – “primeiro a expirar, primeiro a sair”) e lote.

A gestão deste material é realizada através do programa informático IBERIA ou outro que o substitua.

Semanalmente ou sempre que necessário repor o material nas salas de tratamentos e consultórios, compete às enfermeiras o registo das saídas de material em documento próprio, existente na respetiva sala de stock, devendo nela constar a designação, respetivos lotes e quantidade de material. Semanalmente os responsáveis pelo processo registam a saída de material no respetivo programa informático.

Todo o material gasto é reposto no mês seguinte mediante as baixas de material ocorridas no mês em curso. Em situação de rutura de stock inesperada é elaborada uma requisição extraordinária através dos meios determinados pela ULS.

Todo o material segue este procedimento, à exceção dos seguintes:

“Implanon” e “Mirena” - é necessário realizar pedido extraordinário pelo IBERIA e encaminhar a prescrição médica pelo motorista;
Pneumo 23, anel vaginal, material de terapia compressiva, Flúor - é necessário realizar pedido extraordinário pelo IBERIA mas não é necessário prescrição médica;
Imunoglobulinas anti-D – Encaminhar a requisição própria pelo motorista mas não é necessário fazer pedido extraordinário pelo IBERIA;
Estupefacientes e psicotrópicos – enviar anexo 10 preenchido por correio interno na última semana de cada mês ao cuidado do Presidente do Conselho Clínico. Após validação deste, o anexo segue para o armazém pelo motorista escalado o qual posteriormente faz a distribuição da medicação pelas unidades de saúde (procedimento específico).

Material de consumo administrativo¶

A gestão de material administrativo e de hotelaria é efetuado através do programa IBERIA. Este permite realizar uma gestão plena e simplificada dos artigos em stock, está configurado de forma a permitir o acesso unicamente e mediante a inserção de login e password desta forma a segurança de acesso aos dados e à sua rastreabilidade na aplicação.

Internamente foi criado um documento com referências de todo o material de consumo administrativo e hoteleiro, o qual se encontra afixado junto dos armazéns de armazenamento nos quais são registadas todas as saídas de material, (documento este que serve de suporte para que semanalmente se dê baixa do material gasto garantindo posteriormente a sua reposição).

Sempre que haja necessidade de pedir algum material extra, deverá ser elaborada uma requisição Extraordinária, este tipo de requisição fica sempre sujeita a autorização.

Caso nos armazéns haja rotura de algum material que seja imprescindível para o bom funcionamento da USF, será realizado um pedido para a gestão Financeira/Aprovisionamento da ULS Tâmega-Sousa via e-mail (apfoliveira@ulsts.min-saude.pt) para que este seja adquirido através do fundo de maneio da ULS.

Sempre que haja necessidade de repor material na secretaria, consultórios médicos ou gabinetes de enfermagem, deve o secretário clínico ou pessoa indicada por este proceder à respetiva reposição, registando as saídas no documento afixado para o efeito.

Receção de Material¶

Quando o material chega à USF é da responsabilidade do Secretariado Clínico ou Enfermeiro conferir as quantidades recebidas e assinar o documento de receção. Posteriormente solicita o apoio da assistente operacional de serviço na unidade para os fazer chegar aos respetivos locais de armazenamento. Aquando da reposição do material na sala de stock a assistente operacional será sempre acompanhada por um enfermeiro.

O rigor e o empenho de todos os profissionais da USF Tempo de Cuidar no cumprimento das normas e racionalização dos materiais e produtos clínicos são indispensáveis para uma boa gestão de stocks, evitando desperdícios e rentabilizando existências.

Monitorização do stock existente¶

A monitorização dos consumos de aprovisionamento fica sob o cargo dos elementos do grupo responsável.

Para que exista sempre material em stock, a equipa de enfermagem efetua a monitorização e controlo dos consumos de produtos farmacêuticos e de consumo clínico.

Também é efetuado o controlo do stock de vacinas com a monitorização do gasto, atualização do stock existente no programa ibéria (para garantir a manutenção do stock mínimo). Sempre que se justifique, são realizados pedidos extraordinários (por stock esgotado ou aumento de consumo)

A monitorização e controlo de stock de imunoglobulinas Anti-D, implante contracetivo e psicotrópicos fica a cargo dos elementos das equipas Médica/Enfermagem.

Responsabilidades¶

Grupo Profissional	Responsabilidades específicas
Todos os profissionais	Comunicar aos gestores de processo se existir rutura ou diminuição do nível habitual de stock de material de uso clínico e não clínico; Realizar o pedido semanal de reposição de material de uso clínico e não clínico;
Gestores do processo	Gerir o stock de material de uso clínico e não clínico, nomeadamente os enfermeiros e Secretários Clínicos (SC);

Monitorizar semestralmente o procedimento.|

Auditoria¶

Registo/pedido semanal das baixas de material

Gestores do procedimento¶

Nuno Rodrigues
Sandra Silva
Gabriela Barbosa

Registo de alterações¶

Revisão	Aprovação	Motivo de revisão	Validade
2	04/03/2014	Melhoria do procedimento
3	01/07/2014	Actualização IBERIA
3.1	20/08/2014	Actualização do cabeçalho
3.2	01/12/2015	Actualização gráfica; correcções
3.3	30/06/2016	Correcções
3.4	06/01/2018	Actualização
3.5	22/11/2018	Correcção de erros; actualização
4	24/01/2023	Actualizaçao do procedimento	31/12/2025