Envio de Correspondência¶

Introdução¶

O presente procedimento estabelece as normas e diretrizes para o envio de correspondência postal por parte da USF Tempo de Cuidar, definindo as etapas necessárias para garantir um processamento eficiente, rastreável e documentado de toda a correspondência expedida. A correta gestão do envio de correspondência é fundamental para assegurar a comunicação adequada com utentes, instituições de saúde, fornecedores e demais entidades relevantes para o funcionamento da unidade.

Este procedimento aplica-se a todo o tipo de correspondência expedida pela USF, incluindo notificações a utentes, documentação clínica, correspondência institucional e expedição de material diverso.

População Alvo¶

• utentes inscritos na USF Tempo de Cuidar
• demais cidadãos

Procedimento¶

Receção e Triagem da Correspondência¶

O processo inicia-se com a receção da correspondência a expedir no secretariado clínico, separando-a entre objectos a expedir via CTT e outros correspondentes a correio interno. Todas as peças de correspondência devem ser reunidas e organizadas, verificando-se a completude dos destinatários, endereços e demais informações necessárias para o envio.

Acesso à Plataforma CTT¶

O secretariado clínico acede à plataforma online dos CTT, autenticando-se com as credenciais institucionais atribuídas para o efeito. Esta plataforma permite a criação das guias de envio. Para cada envio ou conjunto de envios, são preenchidos os dados necessários na plataforma. Após confirmação dos dados, é gerada automaticamente a guia de envio correspondente. A guia de envio gerada é impressa em formato físico, devendo ser verificada a legibilidade e completude de todas as informações constantes no documento. A guia funciona como comprovativo do envio.

Preparação e Entrega nos CTT¶

Os envelopes contendo a correspondência são preparados e organizados, sendo a guia de envio entregue em conjunto com os mesmos. O secretariado clínico ou motorista procede à entrega presencial de toda a correspondência e respetiva guia no posto CTT mais próximo ou mais conveniente, onde é efetuado o registo oficial da expedição e emitido o respetivo comprovante de aceitação.

Comunicação à Gestão Financeira¶

Mensalmente deverá ser preenchido documento em formato excel contendo os dados de todos os envios de correio por esta via, devendo o mesmo ser remetido até ao dia 5 de cada mês para Enviar dia 5 de cada mês o Modelo Preenchido para a UAG - Gestão Financeira, Maria Helena Teixeira Silva mhsilva@ulsts.min-saude.pt

Arquivo¶

Todos os pedidos são arquivados

Fluxograma¶

flowchart TB
        A(["📬 Início: Correspondência a Expedir"]) --> B[Secretariado recebe e organiza correspondência]
        B --> C{Verificar dados completos?}
        C -->|Não| D[Completar informações em falta]
        D --> B
        C -->|Sim| E[🤳 Aceder à Plataforma CTT]
        E --> F[🔐 Autenticação com credenciais institucionais]
        F --> G[📝 Preencher dados + Criar guia]
        G --> H[🖨️ Imprimir guia de envio]
        H --> I[📦 Preparar envelopes com respetiva guia]
        I --> J[🚶 Entregar no posto CTT]
        J --> K[✅ Fim: Correspondência expedida]

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    style K fill:#c8e6c9
    style C fill:#fff3e0
    style E fill:#f3e5f5
    style H fill:#fff8e1
    style J fill:#e8f5e9

Gestores do procedimento¶

• Nuno Rodrigues
• Cristina Barbosa
• Gabriela Barbosa

Registo de alterações¶