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Gestão da Documentação

Introdução

O desenvolvimento organizacional de uma USF é um fator indispensável para a maturação da mesma. Para o correto funcionamento da USF deve existir um conjunto de documentação essencial. Esta documentação deve poder ser facilmente acedida por qualquer elemento da equipa de saúde e, quando previsto, poder também ser consultada pelos utentes.

Definições

  • Arquivo: conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, empresa ou indivíduo, que os mantém ordenados como fonte de informação para a execução das suas atividades; os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. 

  • Documentos: refere-se a um qualquer registo de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registá-las.

  • Documentação: conjunto de documentos onde constam fontes contendo informações que auxiliem a tomar decisões, permitem a comunicação de decisões tomadas e o registo de assuntos de interesse da organização ou do indivíduo.

  • Gestão: processo estruturado que compreende um conjunto de operações que pretendem promover o bom desempenho por parte dos recursos organizacionais, no sentido de serem atingidos os objetivos e as metas previamente delineados, de forma eficiente e eficaz.

  • Informação: conjunto de dados e conhecimentos organizados, que permitem constituir referências sobre um determinado acontecimento, facto ou fenómeno.

  • Informação de saúde: no âmbito da Lei 12/2005, de 26 de janeiro, inclui os dados registados, resultantes de análises e outros exames subsidiários, intervenções e diagnósticos, propriedade da pessoa e sendo as respetivas Unidades de Saúde as depositárias da informação, não podendo essa informação ser utilizada para outros fins que não os da prestação de cuidados e a investigação em saúde e outros estabelecidos por Lei.

População Alvo

Profissionais da USF Tempo de Cuidar

Procedimento

Vários procedimentos e situações envolvem normas de gestão de informação e documentação:

  • Pedido/alteração de férias.

  • PS-010

  • Assiduidade e justificação de falta.

  • PS-011

  • Pedido de folgas.

  • PS-011

  • Pedido de Comissão Gratuita de Serviço.

  • PS-011

  • Renovação de prescrição de medicação Crónica.

  • PA-005

  • Documentos dos Internos de formação específica de MGF.

  • Arquivo de Registos Inativos

  • PS-012

  • Pedido de Informação de Saúde

Organização da documentação

De forma a manter a documentação atualizada e disponível a todos, esta está organizada e disponibilizada da seguinte forma:

  • Pasta partilhada (OneDrive)

  • Manual de Procedimentos

  • Regulamento Interno

  • Atas

    • Reuniões de Conselho Geral

    • Reuniões Multiprofissionais

    • Reuniões dos grupos profissionais

    • Reuniões do Conselho Técnico

  • Documentos do Conselho Técnico

  • Bi-CSP

  • Carta de Compromisso

  • Plano de Ação

  • Secretaria

  • Comprovativos de formações

  • Arquivo

  • Consentimentos informados arquivados no processo individual de cada utente.

  • Processos individuais dos utentes

  • Áreas Comuns

  • Informação exposta aos utentes

    • Sempre que possível também arquivada em suporte digital na pasta partilhada.

Gestores do procedimento

  • Martina Husgen
  • Sandra Silva
  • Rosa Silva

Registo de alterações

Revisão Aprovação Motivo de revisão Validade Autor
1 08/01/2023 Versão inicial 31/12/2024