Gestão do arquivo inativo¶

Introdução¶

O processo clínico individual do utente contém toda a informação registada sobre o utente não passível de informatização, em suporte de papel.

Aquando do falecimento do utente, deverá ser mantido em arquivo toda a documentação referente ao mesmo.

População Alvo¶

Profissionais da USF Tempo de Cuidar

Procedimento¶

Sempre que o Secretário Clínico identifique o óbito, deve verificar se o mesmo consta no sistema informático – RNU. Caso verifique que o mesmo não se encontra registado, será comunicado para a ULS com a seguinte informação:

Nome completo;
Data de nascimento;
Numero do serviço nacional de saúde;
Data de falecimento

Nos casos em que estes já se encontrem registados no RNU compete ao Secretário Clínico verificar a existência de processo clínico em papel, e, caso este exista, logo que possível proceder ao seu levantamento e arquivá-lo no ficheiro de inativos. Este encontra-se localizado na Sala de Arquivo sendo organizado por anos de nascimento e por ordem alfabética.

Prazos de conservação e eliminação¶

Os prazos de conservação e eliminação dos documentos deverão estar de acordo com o Manual Arquivo, conservação e destruição de documentos nos Serviços de Cuidados Primários fornecido pela ULS, elaborado de acordo com a Portaria n.º 835/91, de 16 de agosto

Prazos de conservação administrativa¶

Por prazo de conservação administrativa entende-se o período sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade das Unidades Funcionais para o exercício das suas competências.

Cabe à Direção da ULS a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos.

Gestores do procedimento¶

Mário Martins
Carmem Freitas
Irene Jorge

Registo de alterações¶

Revisão	Aprovação	Motivo de revisão	Validade	Autor
1	08/01/2023	Versão inicial	31/12/2024
2	03/01/2025	Adaptação ULS	31/12/2026